Flow Grundlagen: Was sind Flows?
Willkommen in der Welt der Automatisierung.
Flows sind eine tolle Möglichkeit komplexe Geschäftsprozesse und manuelle Routinetätigkeiten zu automatisieren. Als Salesforce Administrator sind sie eines der mächtigsten Tools in deinem Werkzeuggürtel. In diesem Artikel erkläre ich was Flows sind, welche Arten es gibt und wie du sie erstellen kannst.
Was sind Flows?
Flows sind Baupläne für die verschiedensten Automatisierungsaufgaben innerhalb der Salesforce Plattform. Sie geben dir die Möglichkeit bestehende Daten in Salesforce abzufragen und zu manipulieren, neue Datensätze anzulegen oder standardisierte Aktion auszuführen.
Der Flow Builder ist ein grafisches Interface in welchem wir eben diese Flows anlegen können und das alles ohne auch nur eine Zeile Code schreiben zu müssen.
Das Ziel eines jeden Flows sollte es sein, die Arbeit deiner Kollegen im Sales und Service ein bisschen effizienter und komfortabler zu gestalten.
Arten von Flows
Generell gibt es 5 verschiedene Arten wie Flows eingesetzt werden können:
Bildschirm-Flow
Verfügt über UI-Elemente welche es dem Benutzer ermöglich direkt mit dem Flow zu interagieren.
Bildschirm-Flows eignen sich dadurch insbesondere für die Unterstützung bei komplexeren Geschäftsvorgängen, bei welchen der Nutzer auf Basis seiner bisherigen Eingaben verschiedene Dialoge angeboten bekommt.
Dieser Flow-Typ kann in eine Lightning-Page eingebettet oder explizit durch einen User aufgerufen werden.
Durch Datensatz ausgelöster Flow
Wird gestartet, wenn ein Datensatz erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Zusätzlich können weitere Startkriterien definiert werden. Dieser Flow-Typ eignet sich besonders für zu automatisierende Routinetätigkeiten, welche keine direkte Benutzereingabe erfordern. Beispiel: Sobald eine Opportunity auf den Status „Closed Won“ aktualisiert wird, erhält des Vorgesetzte des zuständigen Vertriebsmitarbeiters eine E-Mail oder wird via Chatter-Post über den Erfolg informiert.
Durch Zeitplan ausgelöster Flow
Wird zu einer bestimmten Uhrzeit und in einem festgelegten Intervall gestartet. Dieser Flow-Typ eignet sich besonders für regelmäßig Checks oder Clean-Ups. Beispiel: Von Montag bis Freitag prüft das System um 05.00 Uhr morgens ob überfällige Aufgaben existieren. Sollte dies der Fall sein werden die entsprechenden Mitarbeiter via Mail informiert.
Durch Plattformereignis ausgelöster Flow
Kann bei Eingang von benutzerdefinierten Plattformereignissen oder bei folgenden Standardplattformereignissen gestartet werden:
- AIPredictionEvent
- BatchApexErrorEvent
- FlowExecutionErrorEvent
- FOStatusChangedEvent
- OrderSummaryCreatedEvent
- OrderSumStatusChangedEvent
- PlatformStatusAlertEvent
Automatisch gestarteter Flow
Wird durch andere Softwarebestandteile gestartet. Dieser Flow-Typ wird stellt das Bindegliedzwischen anderen Salesforce Automatisierungstools, deinen Kollegen aus der Softwareentwicklung (Apex-Code) oder externen Systemen (REST-API) dar. Da in vorherigen Versionen des Flow-Builders die Möglichkeit fehlte zeitgesteuerte oder durch Datensätze ausgelöste Flows zu erstellen, wurden diese Bedingungen i.d.R. im Process Builder definiert welcher, daraufhin einen „automatisch gestarteten Flow“ startete.
Wie erstelle ich einen Flow? – Ein kurzer Überblick
- Öffne den Flow Builder
- Navigiere in das „Setup“
- Tippe „Flows“ in die Schnellsuche und wähle es den Eintrag aus
- Klick auf „Neuer Flow“
- Wähle den gewünschten Flow- und Bearbeitungstyp aus
- Füge die gewünschten Elemente der Leinwand hinzu. Hierbei stellt jedes Element eine Aktion dar, die der Flow ausführen kann.
- Verbinde die Elemente in der Reihenfolge in welcher Sie zur Laufzeit ausgeführt werden sollen.
- Speichere deinen Flow
- Teste die Verarbeitung
- Aktiviere den Flow und stelle Ihn deinen Usern zur Verfügung
